Officelink

Hvordan påvirker den nye kassaloven deg?

Fakta:

Viktig lov for å bekjempe
svart økonomi
Den nye lovgivningen er et viktig bidrag i kampen mot svart økonomi, og mer rettferdig beskatning i kontantsalgbransjen. Skatteetaten har gjennom flere år avdekket betydelig manipulasjon av kassasystem og unndratt omsetning i bransjer med kontantsalg. I tillegg til tap av skatteinntekter som skal komme fellesskapet til gode, medvirker manglende innberetning til illojal konkurranse, der seriøse næringsdrivende risikerer å bli utkonkurrert.

Hva bør bokføringspliktige
bedrifter vite om de nye lovkravene?
Den nye lovgivningen krever at kassasystemet skal være utstyrt med en rekke nye funksjoner. Det er også innført forbud mot enkelte typer funksjoner. Her er en oversikt over noen av de viktigste endringene som berører deg og din bedrift:

– Salgskvittering.
Det skal ikke være mulig å avslutte et salg uten at systemet skriver ut en salgskvittering til kunden. Elektronisk kvittering er tillatt, men det må likevel alltid være mulig å skrive ut en papirkvittering. Systemet skal ikke kunne skrive ut mer enn én kopikvittering. Kvitteringer fra betalingsterminal som ikke er integrert med kassasystemet skal være tydelig merket med ordene «IKKE KVITTERING FOR KJØP».
– Detaljerte krav til innhold i X-
og Z-rapporter.
Rapportene skal blant annet gi opplysninger om kontantsalg, eksempelvis omfanget av ulike kvitteringer og skuffeåpninger (nullinnslag). Det skal ikke være mulig å merke særskilte varer eller tjenester i kassasystemet, slik at de ikke blir tatt med på X- og Z-rapporter.

– Elektronisk journal.
Elektronisk journal skal oppbevares i Norge. Eksport av filer skal kun skje på forespørsel og i det standardformat Skattedirektoratet har bestemt (SAF-T; XML). Kassasystemet skal ikke kunne kobles til system eller programvare som gjør det mulig å endre eller slette elektronisk journal. Bruker skal heller ikke kunne ta bort, endre eller legge til opplysninger i registreringene. Programmert tekst på varer og tjenester skal ikke kunne endres i forbindelse med registeringen av kontantsalget. Kassasystemet skal også kunne skille mellom ulike betalingsformer ved salg, og det stilles nye, spesifiserte krav til dagsoppgjør. Les mer på skatteetaten.no/kassasystem

Risikerer gebyr ved overtredelse.
Etter 1. januar 2019 vil kun kassasystem som tilfredsstiller lovkravene være tillatt å bruke. Har du ikke et nytt eller oppgradert kassasystem på plass da, risikerer bedriften å få overtredelsesgebyr etter skatteforvaltningsloven. Gebyret er for tiden på 11 300 kroner, det dobbelte ved gjentatte overtredelser.

OfficeLink etablerte i 2016 kontor i Kristiansand, og har nylig flyttet inn i nye lokaler på i teknologiparken på Andøya.

Selskapet vokser fort og har brukt betydelige ressurser på å tilpasse sine kassasystemer til det nye lovverket. Margrethe Cavolli er leder for betalingsløsninger og kassasystemer (POS) i selskapet Officelink, som siden 2003 har etablert 7 avdelinger i Norge. Med 65 ansatte, og eget-utviklet kassasystem som vinner markedsandeler, bistår de hele landet med brukervennlige og lett forståelige betalingsløsninger.

Den nye kassasystemlova med forskrift stiller nye krav til bedrifter som driver kontantsalg. Innen 1. januar 2019 må bokføringspliktig bedrifter ha satt seg inn i det nye regelverket og ha på plass et kassasystem som tilfredsstiller de nye lovkravene. Det er her Officelink har et fortrinn fremfor andre leverandører som ikke opererer lokalt, forteller Margrethe.

Derfor etablerte vi avdeling også her i Kristiansand, for å kunne serve det lokale bedriftsmarkedet i denne prosessen. Økt tilstedeværelse i nye områder gir nye kunder større trygghet. I tillegg har OfficeLink døgnåpen vakttelefon. Med seg på laget har hun Nils Nærdal, som har jobbet som bedriftsrådgiver lokalt i en årrekke.
– Våre systemer er brukervennlige og skal forenkle prosesser, legger Margrethe til.

POS er det ene av OfficeLinks tre forretningsområder. Her ligger blant annet kassasystemet Frontlinesystems og kortterminaler. Frontlinesystems produseres i Trondheim. De eier og utvikler systemet selv.

– Det er det kort vei fra idé til utvikling. Vi har en konkurransefordel i forhold til konkurrenter som har utviklingen liggende i utlandet. Vi har fleksible løsninger som kan brukes av alle. Vi har rettet oss spesielt mot bakeri, restaurant, café, bar, fastfood, og kantine, forteller Margrethe. Også korttidsutleie til festivaler og arrangementer har de spesialisert seg på, og en rekke større arrangement er på referanselista.

At vi også ligger gunstig i pris, gjør at stadig flere velger vårt kassasystem. OfficeLink har integrasjoner og API’er mot de fleste store regnskapssystemene, og også mot en god del av de mindre.
– Kundene etterspør integrasjoner, for det sparer dem for mye tid og kostnader til regnskapskontoret. Staten er kunde på endel løsninger, og der har vi tilpasset filstrukturer og API’er mot Direktoratet for økonomistyring, noe andre leverandører ikke har klart tidligere. Dermed sparer kundene mye tid på dokumenthåndtering.

Ikke vent til romjula
Hvis alle kunder velger å sitte på det utstyret de har lengst mulig, vil det bli hektisk denne høsten. Det er samme var situasjonen for mange betalingsterminaler som hvor mange måtte byttes før 2018 grunnet nye krav fra myndighetene eller Visa og Mastercard.
– Det blir vanskelig å skifte ut tusenvis av kasser på det tidspunktet kundene selv vil. Altså må Officelink motivere kundene til å skifte tidligere.

Vanskeligere for useriøse
Myndighetene ønsker mindre svart omsetning, og den nye loven gjør det atskillig vanskeligere for useriøse å drive. Noen funksjoner i nye kassasystemer er det myndighetene som har sørget for. Eksempelvis at det ikke skal være mulig å taste på kassa når kassaskuffen står åpen. Det samme gjelder elektronisk sladrerull. Hvis denne funksjonen ikke fungerer, skal kassa stoppe. Dermed kan sluttkunden reagere hvis det skjer noe merkelig. Med et standard rapportformat blir det atskillig enklere for myndighetene å foreta kontroller. Med den nye kassaloven vil bedriftene også få bedre kontroll med egne ansatte. Det er et faktum at ansatte stjeler, noe som blir vanskeligere med nye kassasystemer.